外部メモリという名前だとあまり馴染みがありませんが、これはコンピューターに接続してデータを記憶する装置の中でも、簡単に取り外し・接続が可能なもの全般を指します。
具体的には、USBメモリやSDカードなどが含まれます。

最近ではパソコンに内蔵されているハードディスクに記憶可能な容量がかなり増えたため、よほど大きなデータファイルを大量に残さない限りはハードディスクの空き容量が足りなくなる事態は起きなくなってきています。
では、パソコンの外部メモリはどういう場合に使うのかというと、以下のような利用方法があります。

●バックアップ

パソコンが壊れたとき、パソコン内に保存されているデータも一緒に壊れてしまうことがあります。せっかく作ったデータファイルをまた最初から作り直し……という事態は想像しただけで気が滅入りますよね。
ですが、あらかじめ外部メモリに大事なデータなどを残しておけば、パソコンが壊れたときでもそこに保存されていたデータは外部メモリから呼び出せばよくなります。
このように、別の場所にデータなどを保存することを「バックアップをとる」といい、バックアップを取ることを習慣にしておくと、パソコンに何かトラブルが起きても対応しやすくなります。

●持ち運び

今お使いのパソコンで使っているデータファイルを別のパソコンで使いたい、そんな時には外部メモリに保存して運べば使用できるようになります。
この場合は手軽に使えるUSBメモリを使うことが多いですが、手軽に使用できる分、紛失や盗難などのセキュリティ面には注意が必要です。

企業内などでは、重要なデータを取り扱うパソコンにUSBメモリなどの外部メモリを接続することや、パソコン内のデータを他のパソコンに移動させることなどが禁止されている場合があります。

●セキュリティ

他の人とパソコンを共有しているときに、共有している人に見られたくないデータがある場合には、外部メモリにそういった秘密のデータを保存して必要なときだけ接続するようにすれば自分だけのデータとして使うことが出来ます。

外部メモリによってはデータを呼び出す際のパスワードが設定できるような装置もありますので、状況次第では選んでみてもいいかもしれません。